Au plus tard, la demande de location doit être faite et validée (par acceptation du bon de commande) 15 jours avant le début de la manifestation concernée (10 jours ouvrés francs) : ce délai permet aux équipes des parcs de gérer au mieux les stocks et prévoir les sorties et les retours de matériels.
Au plus tôt, la demande de location peut être réalisée 6 mois avant la manifestation concernée.
La durée maximum de location est de 30 jours et ne peut pas se poursuivre par tacite reconduction : tout retard dans la restitution du matériel entraîne des pénalités financières.