Comptes personnels

Pour accéder au service de location en ligne, chaque usager doit se créer un compte personnel, permettant d’être identifié en tant que personne. Puis, il aura le choix soit de créer, soit de rejoindre un compte structure.

Comptes structures

Les comptes structures permettent d’identifier la structure pour laquelle la demande de location est réalisée. La création d’un compte structure passe par l’envoi de documents officiels (statuts et liste des membres du bureau pour les associations, lettre d’ouverture de compte pour les collectivités et établissements publics) et par une étape de vérification et de validation de la part de l’Agence culturelle.

Les comptes des structures ayant déjà effectué des locations auprès d’un des parcs de matériels scéniques (depuis janvier 2018 pour Saint-Martin-sur-le-Pré, et depuis janvier 2017 pour Sélestat), ont été rattachés au nouveau module de location : pour en retrouver les informations il suffit, lors de l'inscription, de renseigner dans le champ indiqué l’adresse mail utilisée lors de ces précédentes locations.

Référent
Pour chaque compte structure créé, doit être désigné un référent, responsable légal ayant des droits de lecture et de modification sur toutes les informations, tous les documents de la structure et tous les paniers créés en son nom. Il peut aussi gérer les droits des différents membres de la structure, et inviter de nouveaux membres.

Administrateur
L’utilisateur qui crée le compte structure en est administrateur. Il peut il y avoir plusieurs administrateurs dans une structure.
Les administrateurs ont les mêmes droits que le référent, mais peuvent aussi changer le statut des différents membres, et retirer un membre d’une structure.

Membres
Les membres sont toutes les personnes dont le compte personnel a été rattaché au compte de la structure : ils peuvent modifier les informations de la structure, consulter les manifestations pour lesquelles ont été créés des paniers, et créer des manifestations dont ils deviennent alors référents. Ils ont accès à la lecture de la liste des paniers et commandes de la structure, et à ses factures.

Référent d'une manifestation
Le référent d’une manifestation gère tous les paniers créés pour une manifestation donnée. Il peut donc créer des paniers, les modifier ou les supprimer.

Référent d'un panier
Le référent d’un panier est la personne à qui a été confiée la tâche de constituer un panier pour une manifestation donnée. Il peut modifier ce panier ou le supprimer.
Pour une manifestation, il est ainsi possible de créer plusieurs paniers (ex. lumière, son, etc.) et de leur assigner des référents différents, qui seront les plus à même de sélectionner les produits adéquats.

Panier

Une fois le compte de la structure créé, il est possible de soumettre la manifestation pour laquelle existe le besoin de matériels scéniques et de composer un panier de produits dans l’un des catalogues de matériels.

Bon de réservation

Une fois ce panier créé et validé, la demande est transmise à l’Agence culturelle qui vérifie l'éligibilité de la manifestation et adresse au client un bon de réservation détaillé.

L’utilisateur a alors le choix de valider ce bon de réservation, de modifier sa commande (pour ajouter des références, changer la quantité de produits…) ou de l’annuler.

Ce choix doit être fait dans une période donnée, indiquée sur le bon de réservation. La période est calculée en fonction du temps restant avant la période de location souhaitée, mais ne peut dépasser 10 jours.

S’il modifie sa commande, un nouveau devis sera établi.

S’il la valide, la commande est alors prise en charge par les équipes du parc sélectionné, et pourra être retirée à la date choisie.

Facturation

De la même façon, la facturation est dématérialisée. Les factures sont donc automatiquement envoyées sur les comptes clients et notifiées par mail à l’adresse fournie lors de la création du compte, et aucun envoi papier ne suit cette étape.

Retrait et retour de matériels

Les Parcs de matériels scéniques ne livrent pas le matériel. Toute personne louant du matériel se rend responsable du chargement, du déchargement et du transport de celui-ci.

Transport
Il incombe aux usagers de prévoir un nombre suffisant de personnes pour le transport du matériel ; ces personnes doivent être équipées de façon à assurer leur sécurité (chaussures fermées, gants, etc.).

Sécurité
De la même façon, il incombe aux usagers de s’assurer que le véhicule de transport prévu est adapté à la charge et au volume du matériel loué. Le poids de tous les produits est indiqué dans la description des produits, flight case compris.

Plus d'informations : conditions générales de location / foire aux questions